Организация и проведение корпоративов: базовый план любого праздника

Организовывать мероприятия никогда не бывает просто, и чем больше людей, тем тяжелее. Поэтому самыми сложными становятся свадьбы и корпоративы. Такие праздники требуют особого подхода и даже своеобразного мастерства от тех, кто ими занимается. Но какой бы сложной ни была задача, это не делает её невыполнимой. Ежемесячно и ежегодно проходят тысячи крупных вечеринок, и многие команды организаторов с ними прекрасно справляются. И мы расскажем, как они подходят к своей работе на примере корпоративных вечеринок.

Чем занимаются организаторы мероприятий?

Для начала узнаем, что вообще входит в понятия «организация» и «проведение» в контексте массовых мероприятий.

Организация предполагает, что нанятая вами команда соберёт всю необходимую информацию о вашем празднике, спланирует его, найдёт подходящее место и вообще позаботится о комфорте и хорошем настроении каждого гостя.

Проведение же предполагает, что на празднике будет культурная программа, универсальная или написанная специально под заказчика, которую реализуют профессиональные ведущие и артисты.

Преимущества и недостатки агентств

Несмотря на то, что есть множество организаций, которые специализируются на организации вечеринок и других мероприятий, некоторые всё же стараются отказываться от их услуг. Основные аргументы отказа — стоимость и опасения насчёт качества. Здесь не стоит лукавить, организация вечеринок действительно затратна, и заказчик оплачивает не только оборудование, залы, кейтеринг, но и услуги самих организаторов и тех, кого они наймут.

Но если мероприятие будет организовано на высшем уровне, никто не скажет, что оно не окупило свои деньги. Поэтому главная задача — выбрать хороших организаторов, а вот стоимость будет второстепенным вопросом, который всегда можно обговаривать.

А вот то, за что вы будете платить, можно включить в преимущества агентств. Например, в большинстве случаев вы можете им доверить:

• Поиск подходящего места.
• Организацию фуршета / праздничного ужина, с удобной посадкой, обслуживанием, качественной кухней.
• Декорирование пространства.
• Культурную программу с ведущим, артистами, музыкой, играми и любыми другими активностями. Программа обычно адаптируется под требования заказчика или пишется под него изначально, если у ведущего есть такая услуга.
• Полный контроль над движением праздника по установленному плану и т. д.

А когда делом занята команда профессионалов, гостям остаётся просто отдыхать и хорошо проводить время.

Работа организаторов мероприятий

Рассмотрим роль агентств в вечеринках чуть подробнее и кратко разберём, как конкретно происходит подготовка к её проведению. Мы рассмотрим универсальный план, но всё будет зависеть от той фирмы, которую вы выберете.

Сбор информации

Всё начинается с предварительного обсуждения. Заказчик рассказывает подробнее о своей организации, компании, заводе. Учитывается, чем заказчик занимается, сколько людей в штате. Потом говорит, какого типа ему нужен праздник, например, новогодний корпоратив, празднование 8 Марта или дня рождения компании.

После обсуждается, какие варианты есть у агентства, и если они делают любые праздники под ключ и профиль у них широк, всё опирается на желание заказчика.

Заранее определите:

• Сколько человек будет на корпоративе?
• Где бы вы хотели его провести — в заведении, зале для частных мероприятий, на природе?
• Будет ли фуршет, как он будет выглядеть? Нужен ли праздничный ужин или достаточно закусок и коктейлей? Какие будут напитки, блюда, десерты? На какую кухню вы ориентируетесь?
• Хотите ли вы видеть тематическую вечеринку, если да, то какова тема?
• Необходима ли вам особая развлекательная программа, ориентированная на вашу организацию? Нужны ли дополнительные артисты или, может, будут выступать сами гости?

Будьте готовы, что вам назовут только примерную стоимость сначала, а окончательную — только когда будут учтены все детали. Подробнее о них мы расскажем дальше.

Составление плана

Получив задание от заказчика, агентство начинает разработку плана по подготовке мероприятия.

В первую очередь, нужно отыскать подходящее место для проведения праздника, основываясь на пожелания заказчика и количество гостей. Потом проводятся предварительные переговоры с владельцами пространства насчёт проведения у них мероприятий, стоимости, свободных мест на выбранную дату. Заказчик может принять окончательное решение насчёт места, но вы можете доверить выбор агентству.

Параллельно с этим начинается работа над программой, нужно заранее договориться насчёт звукового и видео оборудования, адаптировать сценарий, найти артистов, которые смогут поработать в это время. Такие номера могут тоже обговариваться с заказчиками, например, кто-то может захотеть фокусника, а кто-то танцевальную группу в нарядах для бразильского карнавала. В этот же момент договариваются, будет ли музыка обычная, от диджея, или живая. Тогда нужно найти ещё и музыкантов, свериться с их графиком выступлений.

Если место найдено, можно искать ресторан, который приготовит все необходимые блюда и сможет доставить их к месту проведения праздника. Ресторан также сам может нанять кондитера, если требуются особенные десерты, но иногда и здесь в поисках участвует организатор. В этот же момент ищется персонал для кейтеринга. Если шеф-повар сам прибудет, чтобы эффектно подать фирменное блюдо, это вносится в программу. Или, например, если нужен крутой бармен — его тоже нанимают в это время.

Когда предварительные договорённости будут достигнуты, останется дождаться саму вечеринку. На подготовку будет выделено время, буквально несколько дней, когда нужно будет разместить всё оборудование и места для гостей, протестировать звук, подсветку, видео, что-то отрепетировать и, конечно, обеспечить декор, если он обговаривался заранее. Декор у агентства может быть свой, но он может быть взят в аренду или заказан специально для мероприятия — всё по желанию заказчика.

Проведение мероприятия

Последним шагом будет проведение самого праздника. Здесь организаторы участвуют минимально, может быть только один распорядитель, который будет следить за ходом вечеринки. Но этого человека может и не быть, всё на себе может держать ведущий, если программа не сложная. Ведущий обычно находится с гостями до самого конца.

Окончательно работа организаторов закончена, когда закончена культурная программа, все получили поздравления с праздником, в честь которого и проводилась вечеринка, попробовали торжественный торт и посмотрели на салют.

А на следующий день гости, скорее всего, отправятся на выходные или праздники, а вот организаторы — на новое мероприятие, которое готовилось с не меньшим усердием и душой. Как видите, работа сложная, но очень интересная, и если вы найдёте людей, которые горят своим делом, безупречная вечеринка вам обеспечена. А вы сможете сравнить праздник, организованный своими силами и тот, что сделали настоящие профессионалы.